Ksef wdrożenie krok po kroku – szkolenia

Szkolenia KSeF to niezbędny element nowoczesnej księgowości

Dlaczego KSeF to dziś klucz do rozwoju Twojej firmy?

Dynamiczne zmiany w polskim systemie podatkowym sprawiają, że przedsiębiorcy, biura rachunkowe oraz instytucje publiczne muszą nieustannie dostosowywać się do nowych realiów. Jednym z największych wyzwań ostatniego czasu jest Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, który diametralnie zmienia sposób dokumentowania transakcji, obiegu dokumentów oraz rozliczania podatku VAT.

Dla wielu firm wdrożenie KSeF oznacza nie tylko zmianę technologiczną, ale przede wszystkim transformację procesów biznesowych, finansowych i księgowych. To właśnie dlatego w FINRISE stworzyliśmy kompleksowy system wsparcia, którego elementem są profesjonalne szkolenia KSeF.

Nasze hasło „Wspieramy Twój wzrost” nie jest pustym sloganem. To realna filozofia działania, którą realizujemy poprzez:

• wsparcie księgowe;
• wsparcie w zakresie wdrożenia KSEF,
• prowadzenie szkoleń ksef;
• doradztwo księgowe;
• usługi kadrowo płacowe;
• wsparcie prawne i podatkowe we współpracy z kancelarią PASTERNAK LEGAL.
• usługi doradcze oferowane w ramach grupy PASTERNAK LEGAL

Spis treści:
1. Kim jesteśmy? Biuro rachunkowe FINRISE z Warszawy
2. Co to jest KSEF?
3. Czym jest faktura ustrukturyzowana i dlaczego ma znaczenie?
4. Kogo dotyczy KSEF? Kogo obejmie i od kiedy KSEF?
5. Finrise/span>
6. Ramy KSeF – co regulują i dlaczego są tak ważne?
7. KSeF w firmach – jak zmienia codzienną pracę?
8. Czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie KSeF?
9. Z czym się wiąże wdrożenie KSeFu
10. Dlaczego szkolenia KSeF są dziś niezbędne? Po co mi szkolenie KSeF?
11. Szkolenia KSeF w FINRISE – dla kogo są przeznaczone?
12. Jak wygląda wdrożenie faktur ustrukturyzowanych, KSEF krok po kroku?
13. KSeF – szkolenie online czy stacjonarne?/span>
14. Pierwszy krok do bezpiecznego KSeF ? Zacznij od bezpłatnej konsultacji
15. FINRISE + PASTERNAK LEGAL – Księgowość, podatki i prawo w jednym miejscu

Kim jesteśmy? Biuro rachunkowe FINRISE z Warszawy

FINRISE to nowoczesne biuro rachunkowe z siedzibą w Warszawie, które świadczy kompleksowe usługi w zakresie:

• księgowości pełnej,
• księgowości uproszczonej,
• obsługi kadrowo-płacowej,
• szkoleń z KSeF,
• konsultingu
• pełne wsparcie online w zakresie księgowości oraz usług kadrowo płacowych

Nasz zespół doświadczonych specjalistów od lat wspiera przedsiębiorców w rozwoju ich biznesów, dostosowując procesy księgowe do aktualnych przepisów oraz realiów rynkowych oraz ramy biznesu do obowiązujących norm.

Dzięki połączeniu wiedzy naszych ekspertów oraz synergii grupy PASTERNAK LEGA jesteśmy w stanie zapewnić Ci komfort prowadzenia działalności.

Co to jest KSEF?

Krajowy Systemu e-Faktur czyli KSeF to platforma służąca m.in. do:

1.     wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a

2.     także nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSEF, a w szczególności wystawiania faktur w imieniu podatnika.

Ksef będzie systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa KAS. Wraz z wejściem w życie przepisów regulujących Krajowy System e Faktur znacząco zmieni się rozumienie pojęcia „wystawienie faktury”. Dotychczas faktura utożsamiana była zwykle z dokumentem fizycznym (papierowym) lub plikiem pdf wysyłanym kontrahentowi za pośrednictwem skrzynki elektronicznej.

Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, fakturą będzie określony zestaw danych cyfrowych, gdzie wzór faktury będzie jednolity i ustrukturyzowany. Innymi słowy faktura wystawiona w KSEF będzie przyjmowała postać dokumentu cyfrowego zgodnego ze wzorem XML.

Faktury będą przechowywane przez podmioty obowiązane do korzystania z KSEF właśnie na platformie KSEF, a nie jak dotychczas miało to miejsce w formie papierowej.

Warto wiedzieć, że do KSEF nie przesyła się faktur proforma, które dość często funkcjonują w realiach obrotu gospodarczego, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych, rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej.

Z dniem 1 lutego 2026 r. zostaną uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie będą one wystawiane w KSeF ani poza KSeF.

Czym jest faktura ustrukturyzowana i dlaczego ma znaczenie?

Faktura przyszłości już dziś

Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny wystawiany w określonym formacie XML, zgodnym z wymogami KSeF.

Każda taka faktura zawiera:

• precyzyjne dane faktury,
• strukturę faktury,
• określoną treść faktury,
• informacje o podatku VAT,
• numer KSeF.

Dzięki temu możliwa jest automatyczna weryfikacja faktury, jej archiwizacja oraz szybkie przetwarzanie w systemach księgowych.

Kogo dotyczy KSEF? Kogo obejmie i od kiedy KSEF?

W swoich założeniach KSEF ma objąć przedsiębiorców etapami. Od ogólnych zasad ustawodawca przewidział pewne wyjątki, jednak ja skoncentruję się na założeniach ogólnych, bo te dotyczą największej grupy przedsiębiorców.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSEF dotyczył będzie dużych przedsiębiorców, których obrót przekracza 200 mln zł.

Od 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP, z małymi wyjątkami, to jest przedsiębiorców których sprzedaż dokumentowana fakturami (wraz z podatkiem) jest mniejsza lub równa 10 tys. zł miesięcznie, bo Ci wejdą do KSEF od 1 stycznia 2027

Od zasad ogólnych są pewne wyjątki, nie będę przytaczał tutaj wszystkich, ale wskaże tylko tytułem przykładu, że wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur np.

• na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• bilety autostradowe.
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Ramy KSeF – co regulują i dlaczego są tak ważne?

Ramy KSeF to zbiór zasad, procedur i wymagań, które określają sposób funkcjonowania systemu.

Obejmują one m.in.:

• zasady wystawiania faktury,
• obowiązek wystawiania faktur,
• terminy wystawiania faktur,
• sposób odbierania faktur,
• przechowywanie faktur,
• opatrzenie faktury KSeF,
• numer KSeF faktury.

Znajomość ram KSeF to fundament bezpiecznego stosowania systemu.

W ramach naszych szkoleń KSeF szczegółowo omawiamy ramy KSeF, dostosowując je do realiów Twojej branży.

KSeF w firmach – jak zmienia codzienną pracę?

Wdrożenie KSeF wpływa na każdy element funkcjonowania przedsiębiorstwa:

• proces wystawiania faktur,
• obieg dokumentów,
• raportowanie,
• kontrolę kosztów,
• rozliczenia VAT,
• archiwizację.

Dzięki odpowiedniemu szkoleniu:

👉 Twoi pracownicy wiedzą, jak wdrożyć KSeF
👉 znają możliwości wystawiania faktur
👉 potrafią obsługiwać aplikację podatnika KSeF
👉 unikają błędów formalnych

Wdrożenie KSeF – od czego naprawdę zacząć? Szkolenia z KSef online?

Czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie KSeF?

Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że wdrożenie KSeF sprowadza się wyłącznie do zakupu programu. W rzeczywistości jest to wieloetapowy proces, który obejmuje:

• analizę procesów księgowych,
• ocenę infrastruktury IT,
• przygotowanie zespołu,
• opracowanie procedur,
• testy systemowe,
• szkolenia pracowników.

W FINRISE oferujemy kompleksowe wsparcie we wdrożeniu systemu KSeF, dzięki czemu Twoja firma będzie przygotowana na zmiany.

Z czym się wiąże wdrożenie KSeFu

Proces wdrożenia KSeF w firmie ma charakter wieloetapowy i należy podejść do niego z kilku stron. Istotne będzie tu zarówno zdobycie wiedzy merytorycznej, aby mieć świadomość nadchodzących zmian prawnych, jak również przygotowanie się od strony technicznej, związanej z korzystaniem z odpowiedniego oprogramowania finansowo-księgowego.

Chcąc wdrożyć KSEF w sposób prawidłowy należało będzie:

1.     dokonać przeglądu procesów biznesowych jak wygląda proces wystawiania faktur, kto to robi, jak wygląda obieg dokumentów

2.     stworzyć procesy nowe lub dostosować aktualne do zmian, dostosować systemy

3.     co robić w sytuacjach awarii systemu – dowiedzieć się kiedy i jak wystawić fakturę w KSEF, kiedy można wystawić fakturę poza KSEF

4.     zweryfikować przepisy związane z prawidłowym wystawianiem faktur w realiach KSEF

5.     ustalić zasady współpracy z BR

6.     przetestować jak działa system

Więcej na temat KSEF dla firmy znajdziesz w materiale VIDEO dostępnym na naszym kanale YouTube.

Dlaczego szkolenia KSeF są dziś niezbędne? Po co mi szkolenie KSeF?

Wprowadzenie KSeF nie jest jedynie kolejną formalnością. To duża zmiana w sposobie funkcjonowania systemu fakturowania w Polsce, obiegu dokumentów, czy też prowadzenia działalności gospodarczej. KSEF zmienia często stosowany model wymiany dokumentów w formie papierowej na „faktury elektroniczne” tzw. faktury ustrukturyzowane.

Co oznacza to dla Twojej firmy?

• obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej,
• stosowanie faktur ustrukturyzowanych,
• nowe zasady archiwizacji,
• zmieniony proces wystawiania faktur,
• konieczność integracji systemów,
• nowe obowiązki podatników.

Bez odpowiedniego przygotowania wdrożenie KSeF może prowadzić do:

❌ błędów formalnych
❌ sankcji finansowych
❌ sporów z kontrahentami

Dlatego warto wdrożyć KSEF w odpowiedni sposób, a pomóc Ci mogą w tym odpowiednie ksef szkolenie prowadzone przez nasze Biuro Rachunkowe FINRISE.

Szkolenia KSeF w FINRISE – dla kogo są przeznaczone?

Nasze szkolenia KSeF są dostępne zarówno dla:

• klientów obsługiwanych przez FINRISE
• przedsiębiorców
• biur rachunkowych
• samorządów
• instytucji publicznych specjalistów finansowych oraz innych ekspertów

Jak wygląda wdrożenie faktur ustrukturyzowanych, KSEF krok po kroku?

Dla wielu przedsiębiorców wdrożenie faktur ustrukturyzowanych wydaje się procesem skomplikowanym i czasochłonnym. W rzeczywistości, przy odpowiednim wsparciu i szkoleniu, można przejść przez niego sprawnie i bezpiecznie.

W FINRISE traktujemy wdrożenie jako projekt, który obejmuje kilka etapów:

• Etap 1 – Analiza organizacji
• Etap 2 – Przygotowanie organizacji
• Etap 3 – Szkolenie zespołu

KSeF – szkolenie online czy stacjonarne?

Dopasuj formę do swoich potrzeb

W FINRISE oferujemy różne formy edukacji:

• KSeF – szkolenie online
• KSeF – szkolenie stacjonarne
• Wyjazdowe szkolenie KSeF

Realizujemy także szkolenia w Twojej firmie lub instytucji.

Dzięki temu miejsce szkolenia oraz miejsce szkolenia termin są zawsze dopasowane do Twoich potrzeb.

Pierwszy krok do bezpiecznego KSeF ? Zacznij od bezpłatnej konsultacji

Nie wiesz, od czego zacząć? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z ekspertami FINRISE. Podczas 15 minutowej bezpłatnej konsultacji online ustalimy czy i w jaki sposób jesteśmy w stanie pomóc Tobie i Twojej firmie. Pamiętaj, że bezpłatna konsultacja nie zobowiązuje Cię do niczego.

FINRISE + PASTERNAK LEGAL – Księgowość, podatki i prawo w jednym miejscu

W ramach naszej grupy działa kancelaria adwokacka PASTERNAK LEGAL, która wspiera klientów, dzięki temu otrzymujesz kompleksową obsługę bez konieczności szukania zewnętrznych doradców.

FINRISE – wspieramy Twój wzrost.

Subskrybuj Newsletter i bądź na bieżąco

Blog Finrise ma charakter wyłącznie edukacyjny i zawiera treści jedynie o charakterze ogólnym, w których mogą zdarzyć się pominięcia jak i omyłki, a w szczególności dlatego, że artykuły na blogu są aktualne w dacie ich publikacji, zaś w późniejszym czasie mogą nie odzwierciedlać stanu zmieniających się przepisów prawa. Kancelaria nie bierze odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę, która została wyrządzona w związku zastosowaniem lub niezastosowaniem się do przekazanej na blogu treści, albowiem treści zawarte na blogu nie mogą stanowić w szczególności porady czy informacji prawnej wydawanej indywidualnie przy uwzględnieniu konkretnego stanu faktycznego i prawnego.